あなたの対応は大丈夫？【電話応対　よくあるトラブル別対処法】 知っていれば慌てない！

　電話は便利なビジネスツールですが、「知らない人からの突然の電話が怖い」と、苦手意識を持っている人は少なくありません。

　電話応対をラクにこなせるようになれば、仕事がスムーズに進み、ストレスも減らせます。まずは、その基本をおさえておきましょう。

　今回は、『どんなに苦手でもうまくいく　電話応対』から、電話にまつわるトラブルが起こったときの対処法をシーン別に紹介します。ぜひ覚えておいて、活用してくださいね。

　電話を間違えて切ってしまったときは、再ダイヤルボタンがあれば、すぐにかけ直し、「申し訳ございませんでした」と謝罪してから取り次ぎます。または、取り次ぐ相手に事情を説明し、すぐに電話をかけてもらいましょう。

　電話保留中に相手の名前を聞きそびれたことに気づいた場合、「もう一度お名前をお聞かせ願えますか」と確認します。電話を切って気づいた場合は、上司に正直に報告を。社名など、わかっている情報を伝えて対処してもらいます。

　かけてきた人にとっては、部署の違いなどは関係がありません。電話が鳴っていたら、気づかないふりをせず、必ず取ります。担当者不在の旨を伝えた上で、相手の連絡先を聞き、担当者に伝えて折り返してもらいます。

　相手の電話番号を聞き忘れるのは避けたいところ。ただ、社名がわかっているなら、ホームページなどで確認します。どうしてもわからない場合は、取り次ぐ相手に伝えれば、連絡先を知っている可能性もあります。

　保留中に電話が切れたら、すぐにこちらからかけ直します。「先ほどお電話した、○○社の田中です」と名乗ったあと、こちらに非はなくても「お電話が切れてしまったようで申し訳ございません」とお詫びし、改めて取り次いでもらいます。

　相手の声や周りの状況から、明らかに忙しそうな雰囲気を感じ取れたら、「こちらからかけ直します。ご都合のよい時間を教えていただけますか」と申し出ます。指定された時間に改めてかけ直しましょう。

　うっかり伝え忘れてしまったら、すぐにかけ直して「何度も申し訳ございません。先ほどお伝えし忘れてしまった○○の件で再度お電話いたしました」と用件を相手に伝えます。

　受付に内線電話が置いてある会社もあります。担当者の内線番号を探し、ダイヤル。本人以外の人が出たら、名乗ってから「山本様と本日14時にお約束をしております」と伝えます。

　電話は便利なビジネスツール。固定電話は会社に入って初めて使うから不安だという人も、コロナ禍で先輩から電話応対を学ぶ機会が少ないという人も、コツさえわかれば大丈夫です。

　『どんなに苦手でもうまくいく　電話応対』では、さまざまなシーンで使える、電話に適した言葉をご紹介。突然の電話にあたふたしてしまう……、そんな人のミカタになる1冊！　ぜひお手元に置いて活用してくださいね。

出典『どんなに苦手でもうまくいく　電話応対』

イラスト　ひらのんさ

※本記事は、上記出典をもとに一部加筆・再編集したものです。

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