2021.02.11

毎日送るからこそ、しっかりしたい。 状況に応じたビジネスメールの文例3選
【見積依頼・注文確認・お礼】

 こんにちは! みなさんはご自分のビジネスマナーに自信がありますか? 社会人としての経験を積んでいけば、自然と身につくものですが、慣れないうちはなかなか難しいもの。

 とくに今年度は、多くの企業でビジネスマナー研修が中止となっただけでなく、リモートワークが増加したために、入社したばかりの方が先輩から直接教わることが難しくなってしまいました。

 そこで、今回はビジネスに欠かすことのできないメールのマナーについて復習してみましょう。注意すべきポイントだけでなく、文章の基本的な組み立て方もしっかりと理解して、社会人にふさわしいメールを書けるようになりましょう。

(出典『パッ!と伝わる 社会人の文章ルール』出口 汪 著)

【文例1】取引先に見積もりを依頼するとき

 依頼メールには、既存の取引先に依頼する場合と、初めて依頼をお願いする場合の2パターンがあります。前者の依頼は短い挨拶から入り、後者への依頼は自己紹介から入りましょう。

 ここでは、既存の取引先に依頼する場合のメールを例示します。

件名:【依頼】お見積り  

☞①件名は本文を見なくとも要件がわかるようにします。

 

(依頼先担当者の氏名)△△様

 

いつもお世話になっております。

(自分が所属している会社名)◇◇(所属部署)□□部の

(自分の氏名)○○です。

 

先日は納期まで時間のないなか依頼を引き受けていただき、

誠にありがとうございました。 

☞②いきなり本題に入らず挨拶等を入れてワンクッションをおきましょう。

 

さて、今回は貴社サービス「(サービス名)●●」の導入を

検討しております。

 

恐れ入りますが、お取引条件についてのお見積りを

(日程)×月×日までにお送りいただけますと幸いです。 

☞③見積期限の日程は余裕をもって依頼しましょう。

 

■ソフトやサービス、製品名:(製品名)▼▼▼▼

■ライセンスやアカウント数、台数など:(数字)▽▽

■納品希望日:20××年××月××日

 

※ほかに情報が必要な場合はご一報ください。

 

お忙しいところお手数おかけしますが、

何卒よろしくお願いいたします。

 

(署名)

【文例2】注文確認のメール

 あなたが発注を受ける側であれば、いただいた注文の確認を行うことが必要です。

 それでは、文例を見てみましょう。

件名:【「(サービス名)●●」】発注のご確認

 

(依頼主担当者の氏名)○○様

 

いつも弊社サービスをご利用いただき、厚くお礼申しあげます。

本日発注いただきました「(サービス名)●●」について、確かに承りました。

ご注文いただいたサービスは以下のとおりです。

お手数おかけし恐縮ですがご確認ください。

 

◆ご注文内容

☞①一番重要な部分です。絶対にミスが出ないようにしましょう。

■ソフトやサービス、製品名:(製品名)▼▼▼▼

■ライセンスやアカウント数、台数など:(数字)▽▽

■合計金額:××××××円

■お届け先:御社(所属部署)□□部(発注者氏名)○○様宛

 

発送準備が整い次第発送いたします。

発送が完了いたしましたら改めてご連絡させていただきます。 

☞②発送完了時にもメールすることで、製品が届かないというトラブルにも素早く対応ができます。

今しばらくお待ちください。

ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

 

(署名)

【文例3】お礼の気持ちを伝えるメール

 お礼のメールは、相手に対する感謝の気持ちが伝わるように書くのが基本です。

 また、できるだけ早く送るのがベター。よい対応や文面をこころがけ、次の仕事へ繋がるようにしていきましょう。

件名:お土産のお礼

 

平素より大変お世話になっております。

 

本日はご多忙のなか弊社までご足労くださり、

またお土産まで頂戴し、誠にありがとうございます。 

☞①何に対するお礼なのか、具体的に書きましょう。長くなりすぎない程度に頂き物の具体的な感想を入れても良いと思います。

○○様のお心遣いに感謝申し上げます。

 

今後ともお引き立てのほど、よろしくお願いいたします。

☞②ビジネスメールなので、仕事についても触れましょう。

 

まずは略儀ながら、メールにて取り急ぎお礼を申し上げます。 

☞③贈り物を頂いたときは、メールではなく手紙を出すのが正式なマナーです。

相手の立場に配慮し、臨機応変に

 今回は、3つのビジネスメール文例を紹介しました。

 内容に無駄がなく、相手にとって気持ちの良いメールを送ることは、ビジネスにおいて非常に重要なスキルです。

 本記事の文例を参考にするだけでなく、日頃のメールのやり取りを実際に重ねることで、少しずつステップアップしていきましょう。

本記事は、下記出典をもとに、一部加筆し、再編集したものです。(新星出版社/大森)

出典:『パッ!と伝わる 社会人の文章ルール』

社会人の文章ルール   
出口汪 監修 (プロフィールは下記参照)
文章のルールを覚えることで、シンプルな表現力とビジネスマンに必要な語彙力を手に入れます。思いついたことをそのまま書き連ねてどんどん文章が長くなりがちな人。真面目な文章を書こうとすると何を書けばいいかわからない人。そんなの文章が正しく伝わるものに生まれ変わります。監修は"論理の神様"、"現代文のカリスマ"塾講師の出口汪氏です。
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出口汪(デグチヒロシ)
関西学院大学大学院文学研究科博士課程単位取得退学。広島女学院大学客員教授、論理文章能力検定評議員、出版社「水王舎」代表取締役。現代文講師として、予備校の大教室が満員となり、受験参考書がベストセラーになるほど圧倒的な支持を得ている。また「論理力」を養成する画期的なプログラム「論理エンジン」を開発、多くの学校に採用されている。著書に『出口汪の「最強!」の記憶術』『出口のシステム現代文』『子どもの頭がグンと良くなる!国語の力』『はじめての論理国語』(以上、水王舎)、『源氏物語が面白いほどわかる本』(KADOKAWA)、『出口汪の「日本の名作」が面白いほどわかる』(講談社)、『東大現代文で思考力を鍛える』(大和書房)、『ビジネスマンのための国語力トレーニング』(日経文庫)など。(書籍刊行当時)
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